【職場小祕方】創造力 讓溝通更有效率

創意思考對於職場幫助很大，但也許有些人想：雖然創意出來了，卻在跨部門溝通時，遭遇重大困難，不知該如何解決。於是問我有沒有跨部門溝通的好方法？

事實上，雖然有好的創意，卻很難跟相關部門達成共識，因為每個人都有不同的價值觀和需求，有時容易錯誤地解讀他人的態度與想法，所以跨部門要達到能認同並支持你的創意，就得靠充分的溝通與協商。

那麼該如何做呢？在這裡筆者提供一件發生在自己身上的案例，供讀者參考，希望大家能從中有所啟發，進而發揮創意找出解決溝通癥結的方法，讓跨部門合作，一起完成更有效率的作業流程。

2003年我在稅務機關工作，全力勾畫全新的網路申報作業，當時網路申報思維十分落伍，納稅義務人經過身分認證，網路傳輸申報書及相關資料到中心，中心收檔後，傳輸到各地稅務機關資訊科，資訊科套表列印B4申報書後送各主管業務科，然後業務科在申報書蓋上收件章，再通知義務人來領取已蓋收件章的申報書。

所以，當時所在地區只有21家採網路申報，都是國營事業或大型廠商勉強配合政策辦理，一點都不符合網路申報免出門全程網路服務標準。

我規劃的網路申報，是義務人網路上傳輸完，經檢核OK，網路直接回傳加蓋收件章之申報書給義務人，即完成網路申報，但要做到這個要求，首先要將網路申報的申報書改為A4格式，可是當時A4列表機比B4列表機價格相差7倍，營業人成本考量與因應未來國際趨勢，我預估B4必將淘汰。再則，一定要能網路上直接套印收件章，因此，我在規劃會議中提報規劃與作業流程規範。

會議中，有位代表反對，因為當時他們研究過A4申報書，討論後已經被否決掉了，我詢問否決的理由，回答竟然是：「因為A4格子太小，手寫不進去。」我說，A4專用於網路及媒體申報，是以雷射印表機印出，沒有手寫的問題。

另一位代表又主張，申報書網路直接回傳加蓋收件章容易被偽造。我反問，「以現在人工方式，我割下一張已申報的收件章貼到未申報的申報書上面，影印後，是否也可偽造成已申報的申報書？」因為我認為，偽造是人的刑責問題，並不是採網路套印收件章與否的問題。

然而，資訊中心反對，因為資料傳輸到中心，要蓋上中心收件章，如果要面對全國納稅義務人的詢問，這是資料中心無法應對的事實。

我解釋，「不是蓋中心的章，我們會以義務人的地址，蓋上所轄稅捐機關的收件章。」會議中我說明，稅捐機關資訊科可繪製網路申報書與收件章印模，撰寫程式套印，因此與會者皆同意由我們機關主導，在申報系統中先行試辦，試辦成功後，再推行全國網路申報系統。

結果我們推行的非常成功，最後連外包廠商，也到我們機關來學習全套作業模式，最後連申報書與收件章印模全套copy，我們資訊科的同仁開心地說，「他們應該付我們版權」。其實整個建構過程歸功於跨部門創造力的溝通。

首先要做好「深度交流」

言歸正傳，如何做出跨部門創造力的溝通，首先要做好「深度交流」。在還沒開協商會之前，我就與各部門主辦該事項的核心人員「深度交流」，了解他們認為不可行的癥結所在，並提供解套方案，嘗試與實際作業層人員中取得了共識，確保方案的推行。

至於高階層方面，通常在會議中他們不會下決斷，因為萬一失敗了，被派代表出席的與會者就得要負所有責任，所以我最愛用「試辦」兩個字，假若試辦失敗，他可以不用負任何責任，這是試辦單位失職；若試辦成功，那麼他就是開路先鋒，所以用「試辦」兩個字，是跨部門應對的好計策，只要長官同意了，你就可以大膽地放手去衝刺。

事隔多年，每次跟當初發起這個創新案的資訊科同仁聊起這件事，還自我慶幸此一決定，應驗了一句「人不輕狂枉少年」的俗諺，不過套句國父孫中山先生曾經說過的話，「我們是做大事而不是做大官」，在創新的過程中你要有做烈士的情懷，就算是失敗了，至少我們也曾努力過，這一遭也算沒白走。◇