9個方法 提升工作效率

為了提高工作效率，您是否曾經開車時看簡訊呢？或者是停紅綠燈還在查收電子郵件？如果是這樣，您真得好好思索，應該澈底改掉這些壞習慣了。其實，有效率的工作方法可以慢慢養成，甚至能真正達到事半功倍的效果，所以不要再讓以上危險的壞習慣成為提高工作效率的藉口。

美國企業家西蒙斯（Michael Simmons）在《企業家》（Entrepreneur）雜誌刊文提到，有9個可以馬上提升您工作效率的祕訣。讓我們一起來學習並運用到生活中吧！

1、把一天分割成許多15分鐘

每天要處理的雜事很多，我們常被這些瑣事搞得心情很差，讓工作無法專一。西蒙斯說，當一個時段只做一件事情時，工作效率會變得很好。

研究發現，工作時無法專注會降低40%的工作效率。但是，人能保持專心的時間並不長，約15~25分鐘。因此，如果將工作時間切割成以15分鐘（或25分鐘）為單位，在這段期間內不受其他事情干擾，全心投入在一個任務上，完成再去休息，這樣工作效率就能提高。

【方法】在一週開始前先擬定工作計畫，並清楚了解自己當週將完成什麼任務。然後，將每個任務分到以15分鐘為單位去分配，並設定務實、可執行的完成期限，但是，不能刻意浪費時間。

【輔助App】Time Doctor是一款用來協助用戶做好時間管理的應用程式，它可以精確地追蹤用戶每天的每項任務，並協助管理個人工作，以提高生產力。

2、行程表才是提升工作效率王道

西蒙斯規劃一天的工作行程截止於前一日下午5:30，他會先將待辦事項優先順序化，然後給予每項任務合適的完成時間，最後將這些工作一一排入一天的工作表內。

【方法】工作時，只要和工作沒有直接相關的瑣事，就不予理會，甚至也不用接毫無關聯的電話，就是全心專注在工作上，這樣能夠完成工作並確保其品質。

有一個行程表可以強迫您面對「還剩多少時間」以及「已完成多少事」的現實。在特定時段完成特定任務，讓您不再有耽擱延誤的藉口；特定時段裡，您不會猶豫不決，而是必須在規定的時間內完成任務，因為您已在事前做出了決定。

3、設定明確目標並不時提醒團隊

研究發現，哪怕只是細微的提醒，都能加強員工對於要達到目標做出努力。

【方法】設定總目標，並將總目標向下分為5個可實現的次目標。西蒙斯會將這5個小目標寫在索引卡（Index Card）上，一張隨身攜帶，另一張貼在電腦前面。每當他意識到自己工作分心時，他會再度檢視他的目標卡，並反問自己：目前做的事是否與達成目標有關？

西蒙斯還會在每週的例會上，對他的團隊重申這些目標，讓大家知道是否在對的方向上前行，或者需要做哪些改變以達到目標。

4、讓便利貼提醒您

西蒙斯每晚都會將隔日必須執行的最重要的5件事情寫在便利貼上，並貼在電腦螢幕上方。他說，除非完成這些事，否則就不會上床睡覺。

西蒙斯習慣在早上處理優先事情，有時候即使沒有播放音樂，他也會戴上耳機，因為這麼做，就不容易被其他人打斷他的工作。

有研究顯示，環境對決策過程起到巨大的作用。而這些貼在電腦前的便利貼，就創造了讓西蒙斯在工作時能保持專注的環境。

5、讓人監督或提醒您工作進度

當您必須完成一項任務時，卻心神懶散沒有動機去做，怎麼辦呢？這時您的助理或主管就必須承擔起提醒或監督您的責任。如果您是主管，最好排定每週和您的助理開會，以確認您已經完成了多少任務，助理必須隨時記錄主管任務的完成進度，主管在特定時間內完成特定任務也務必讓助理知道。

如果您是員工，那主管定期檢視您的工作進度更是應該的；同事間產生正面的壓力，也將使工作更有效率。

6、不需總是盯著電子郵件

西蒙斯發現，90%的電子郵件是垃圾郵件，有些公司信件也多是副本收件，不是特別緊急，只要上班時間回覆即可，所以沒有必要隨時緊盯著電子郵件。他通常一天只查看3次電子郵件：上午、下午及晚上，但真正回信是在晚上，上午和下午只是確認電子郵件中是否有緊急事件需要處理，並刪除一些垃圾郵件。

西蒙斯說，他這樣做之後，工作更有效率。白天他就盡量專注於處理高附加價值的事。研究也發現，那些不常檢查電子郵件的人工作更有效率，而心理上的壓力也較輕。

7、確認時間是花在企業成長上

西蒙斯使用Google Docs軟體及顏色編碼系統，協助他清楚了解哪段時間做了哪些事，例如：紅色代表例行性工作事務、綠色代表與企業成長相關的策略。他每週的目標就是讓綠色的編碼多於紅色的編碼。西蒙斯說，他希望有超過50%的時間是花在綠色編碼的事務上。

【輔助App】Google Docs是一款線上文書處理軟體，用戶能夠透過它在線上建立和編輯文件，並與其他用戶即時協作。

8、擺放處理事情先後順序

西蒙斯總是在一天的開始先處理簡單且重要的事，因為可以快速解決它們。困難且重要的事因需多花點時間思考與運籌帷幄，所以擺在次要處理。有時候在處理完一件容易的事情之後，再回過頭看看困難的事情時，或許會有多一點的想法。

史丹福大學的研究顯示，即使是完成一件小任務也能大大提升一個人繼續做下去的動機。其他的研究也表明，小小的勝利將點燃快樂、參與感及創造力。

9、以日記開啟一天

西蒙斯每天早上的工作是從寫日記開始，寫下一頁更大目標、一天的目標，以及對目標的感受。

有時他會寫下具體實現目標的做法，有時會寫下達成目標的信心水準。基本上，他會為自己打氣。有時他也會找出任何阻撓他完成目標的絆腳石。但是，他不會在日記上寫流水帳。假如突然靈機一動，他也會把新點子記下。

寫日記是一個將心靈沉澱純淨的過程，可以讓您更專注。研究顯示，多數人無法達到目標是因為他們無法控制自己的情緒，若通過另一種情境來反思我們已經做的事，可以大幅度增加目標達成率。◇