收納3原則 告別堆積如山的文件

你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裡」的人嗎？這是因為他們經常把文件都堆疊在桌上⋯⋯

讀到這裡的人，有些可能已經開始焦慮。即使整理過了，文件終究還是會快速累積，變亂是遲早的事。但各位不需要擔心，只要按照以下介紹的收納三原則去做，你就可以永遠告別堆積如山的文件。

收納文件3大魔法

按照以下介紹的收納三原則去做，你就可以永遠告別堆積如山的文件。（Shutterstock）

原則1：每一張紙都要分類

首先，把文件分成清楚明確的類別，例如簡報、提案、報告、帳單等，或者也可以按照日期、專案，或是客戶、病患或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」、「管理構想」、「英語學習」和「留存的文件」這些類別。

使用你認為最好用的分類系統。重點是，絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。

原則2：直立收納文件

堆疊文件有兩個壞處：第一，因為很難確定有多少文件，久而久之就會越堆越高，變成一團亂；第二，你會忘了壓在最底下的文件，為了找文件還得浪費時間。

為了追求最佳效率，用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裡，然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起來也很井然有序。

原則3：待辦文件另外收盒子

把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣的，我建議使用直立式的文件盒，這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒，當然也無妨，但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後，不需要留著的就立刻丟掉。

整理文件跟整理其他東西一樣，會讓管理文件變得輕而易舉，因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裡之後，看看你的工作空間，判斷你能用來收納這些文件的最大空間。

一旦文件數量超過收納的空間，文件就會多到沒地方放，這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丟了。固定這樣檢查，文件就永遠不會變亂。

小心掃描的陷阱！

掃描非常方便。把你決定要丟掉的文件掃描存檔，是再簡單不過的事。但就是因為太方便，有時才會栽在這上面。

有客戶告訴我，他想把書裡的重要段落掃描之後再丟掉，但花的時間卻比他預期還要久。過程中他發現掃描的工作很無趣，就決定改用智慧型手機拍照存檔。但這項作業也比他預期的還花時間，最後他決定直接把書丟了，什麼都沒存。至於他辛辛苦苦拍照和掃描的存檔，他一次都沒打開來看過。

另外一個例子是一家牙醫診所的老闆。上整理課時，他把紙張堆在一邊，想掃描過後再丟掉，但是他想要掃描的文件愈堆愈高，文件的整體數量幾乎一點都沒有減少。那些紙張就塞進紙袋，堆在辦公室的角落，在那裡放了一個月、兩個月、三個月⋯⋯照這樣下去，他永遠沒有整理好的一天。

一年後，我去參觀他的辦公室，驚訝的發現他留著要掃描的那堆紙張，還原封不動放在原地。他發現自己整整一年都沒用過紙袋裡的文件，於是就重新整理一遍，只拿出一定要留的文件，其他全部丟掉。

有些重要文件當然有必要掃描，但開始之前可以先問自己：你真的需要保存放在一邊等待掃描的所有文件嗎？

千萬別忘了掃描所有資料需要花多少時間，而且整理和儲存這些掃描檔案也需要時間。如果有助理可以幫你做就另當別論，但如果你都自己來，可能要花費很多時間。

假如你還是想把文件掃描之後存檔，就一定要在整理時間表裡訂出一個明確的時間。只跟自己說「有空再來掃描」，那就永遠不可能完成。

（方智出版社提供）

——摘編自《怦然心動的工作整理魔法》，（方智出版社提供）◇