簡潔溝通 26秒贏得關注力

馬里蘭大學教授羅納德．雅洛斯（Ronald Yaros）運用眼動追蹤研究來了解我們真正讀了什麼。他發現，大部分人通常只是瀏覽大部分的內容。

長年進行這些研究的雅洛斯表示，平均來說，一般人看一篇報導或新聞只花26秒！他稱為「文本時間」（time on text）。在那之後的任何內容呢？通常是浪費篇幅。

沒錯，那很嚇人，但也是一種解脫。你自由了，你可以直接說重點，開口前不必清喉嚨，沒有用的資訊也可以省去。

當讀者開始告訴我們，我們的風格幫他們節省時間，提高他們對複雜主題的理解時，我們知道我們做對了。我們投入大量心力，消除你在其他網站上看到那些鋪天蓋地的雜訊和干擾，只寫簡短、重要的事情。

我們當了多年記者，卻不記得有哪一次收到讀者的感謝信，我們也從來沒有期待。我們收到的通常是仇恨信，那是寫政治報導的代價。

我們的領悟：在雜訊充斥的世界，如果你尊重別人的時間和智慧，他們會回報你。這是普世真理。反之亦然：如果你虛耗他們的時間，他們會覺得你很煩人。

記者通常是犯規大王。你或許要讀1,200字之後才發現，原來只有一個段落值得你花時間（而且還埋得很深）。但是，記者絕非唯一犯規的人。

研究發現，一般人看一篇報導或新聞平均只花26秒。大部分人通常只是瀏覽大部分的內容。（Shutterstock）

• 一本書我們為什麼要翻20頁才真正進入正題？

• 一支影片為什麼要先看30秒空洞無物的廣告之後才開始？

• 又或者，為什麼要先讀序言、介紹或任何東西的摘要，即使我們想要的只是一、兩個重點？

雅洛斯教授讓我們提前一窺他的最新研究。這項研究他稱之為「數位投入模型」（digital engagement model），目的是預測使用者投入不同類型資訊的方式和原因。

• 以聰明簡潔的溝通方式來說結論：他們不投入。

大部分讀者都處於顧問琳達．史東（Linda Stone）所說的「持續性局部注意力」（continuous partial attention）狀態。

在資訊爆炸的時代，人們習慣在短時間內消化各式各樣的數位內容，不斷想著下一個通知、訊息或電子郵件。從文字溝通到網路影音、甚至連電玩遊戲都適用。（Shutterstock）

• 一如雅洛斯的一項研究所說：「這不是一心多用，而是使用者不斷想著下一個通知、訊息或電子郵件。」

• 那就值得注意了：即使讀者在看你的文字，其實許多人心不在焉。即使讀者真的關心，你可能也無法讓他們保持專注。「即使是我們有興趣的內容，時間也會限制投入的程度，」雅洛斯寫道。

• 教授警告記者不要踩「出局」地雷，也就是任何會讓你失去讀者的事。

• 四大地雷：文字太多、術語太多、選擇太多、影音太長。

• 它們的共同點？少就是多。

雅洛斯發現，這些觀念普世通用，從文字溝通到網路影音，甚至連電玩遊戲都適用。我們在短時間內消化各式各樣的數位內容，然後迅速前進。

要領與訣竅

1. 列出你一定要講的重點。

依照重要性，按順序寫。第一點最容易被記住。

• 麥克在聽BJ批發會員店（BJ’s Wholesale Club）的一名經理人演講時學到一項訣竅，後來我們都在用──你也應該用。

關於公開演說，麥克本來以為已經沒有他不知道的祕訣，但當他排在BJ經理人後面等待上臺時，他聽到那位經理人用這句話作為演講的開場和結尾：「如果你只能從這場演講記得一件事⋯⋯」這是個好方法，可以準確傳達最重要的重點，還有你想要人們記住的事。

2. 如果可能，把重點縮減到只剩一、兩點。

如果不行，條列你的重點，而不是一堆的文字。

• 如何判斷什麼時候該這麼做？想想你自己的閱讀習慣。你真的會把每一封電子郵件從頭讀到尾，或是逐字讀完一份報告嗎？當然不會。

我們知道，如果我們能從任何一場Podcast、產業會議、講道或網路視訊會議記住一個觀念、趣聞、訣竅、建議、笑話、數據、見解，那就謝天謝地了。

那就是賺到，不是嗎？大多時候，我們聽完一集Podcast或開完一場會，卻什麼也記不住。

• 就是要這麼精實。不要讓讀者挑重點，你先挑好重點。

3. 快速檢查一下。這個重點、細節或觀念必要嗎？如果必要，有沒有更簡單的表達方式？

4. 刪、刪、刪。在按下傳送鍵之前，還有哪個字、哪句話或哪個段落可以刪掉？你刪減的字字句句都能節省對方的時間。少就是多，也是一份禮物。

如果你做好這些事，當你提出新想法或訊息時，別人不會再翻白眼或是忽視你。他們會開始樂於傾聽你的想法，而且聽得很仔細、很清楚。

（天下文化提供）

——摘編自《聰明簡潔的溝通：200 字寫重點，26 秒贏得注意力》，（天下文化出版社提供）◇