如何善用與主管的一對一會議？

在職場上，人們或多或少都有機會與主管開會，有時候甚至是一對一的會議。而這樣的一對一會議不光是部屬聽主管講話，其實應該是雙向溝通，彼此為達成工作上的目標而進行協商。那麼，人們應該如何善用這樣的一對一會議呢？

研究產業與組織心理學的加拿大顧問弗洛科（Lauren Florko）在今日心理學（Psychology Today）網站撰文說，人們經常在與主管的一對一會議中坐著，看看主管要說什麼。儘管聽主管說話有些價值，但這種會議的真正價值是雙向對話。

為了改善這種會議，你的第一步是與主管約好開會的時間。會議的時間長短取決於你的角色、工作量和工作方式。你可以先預定每週30分鐘，有需要時再進行調整。這樣的會議可能是主管會專注聽你一個人說話的唯一時刻。

弗洛科說，你可以採行以下步驟來善用與主管的一對一會議：

事先設定議程

你可以用電子郵件或會議邀約的方式，把你想討論的事項告訴你的主管，這可以讓主管知道你心裡認為哪些事項最重要，也可以讓他們事先準備，尤其是當這些事項需要收集更多訊息時。

突出你的成就

你可以在會議中提及，你從上次會議到現在已經完成的事項。這不但能確保你的主管認可你的成就，也能讓他們因為工作順利進行而大感寬心。在你的績效管理系統或表單中記錄這些成就，可以讓你和主管在年終打考績時容易許多。

讓問題升級

在會議中說明你尚未完成或延遲的工作事項與原因。你的主管可以協助查明資源並針對如何解決這些問題提供建議。如此讓問題升級也能幫助你的主管找出團隊或組織功能中持續存在的問題，這些問題可能需要公司更大規模的介入。

再決定優先順序

你可以陳述你未來一、兩週的計畫，並說明優先順序，這樣你的主管就可以針對它們是否適當而提供意見。這也能讓主管了解你手邊的工作事項太多或太少，進而協助調整你的工作量。

討論未來

如果有時間而且適當的話，你可以用會議中剩餘的時間討論公司的未來，以及你如何在公司中勝任你的職位。你也可以問問主管對於你目前的角色有何建言，並討論你對未來的角色有何企圖心，你想培養什麼技能，還有你想填補哪方面的差距。

弗洛科最後說，如果你在會議中無法完成所有議程，你應該增加開會的時間。你可以延長會議的時間或增加會議的頻率。主掌你的一對一會議會讓你感覺更能勝任你的角色，並讓你在公司內起到更大的作用。◇