【職場小祕方】管理者迅速融入新職務

請資深人員以曾經辦過的案例講解,讓公司新進人員快速進入狀況。(Fotolia)
請資深人員以曾經辦過的案例講解,讓公司新進人員快速進入狀況。(Fotolia)

文/曉峯

前一個月,我突然接獲總部指派到新單位擔任主管職務,雖然五年前我曾擔任那個單位副主管,可是時間變遷,該單位的工作性質已經完全不一樣了,該如何在最短的時間內進入狀況?我運用了些小技巧,在此提供個人心得讓讀者參考運用。

建立學習型辦公室:

要在最短時間進入狀況,就要讓熟悉業務的同仁為我上課,把他們的經驗盡速傳達給我。經審視整個單位辦公環境,能建立起小教室的空間,只剩我自己的辦公室了。我報到第一天早上,提早到辦公室,將辦公桌移至角落,讓整個空間擴大起來,購置白板與白板架,找了六張輕便椅子,我的辦公室就變成學習小教室了。

、資深人員傳授經驗

為盡快讓我及新進人員進入情況,我邀請3位資深業務人員擔任講師,為我及所有同仁授課。他們笑著說:「科長,我們都是聽你的課的耶!」我說:「時代不一樣了,新的業務也是我從來沒涉獵的領域,當然需要你們幫我上課。」同樣的,我也請5位資深人員擔任6位資淺業務人員的專任小老師,專人指導讓資淺人員能盡速接任新增業務。

橫向、縱向溝通與共識:

由3位資深業務人員擔任講師上課中,我也了解現在遭遇的困難與需要支援事項。首先,與橫向單位尋求同步作業模式,避免我們的作業有缺失,而影響前端與後端的聯繫。對縱向下屬單位,也再三提醒我們必須在工作上精益求精,提升品質,並提出一些工作要求,此提議獲得很多單位的支持。

四、教育訓練建構SOP:

我排定每週四上午是所有人員教育訓練時間。經過一次一次的案例解說,漸漸我們建立起各種不同類型案件的標準作業流程 。讓原來感覺茫然無助、不知如何下手的新進人員,在資深人員解說下,更能進入狀況。而且讓相同類型案件產生相同處理模式,不會造成不同處理結果,確保我們案件處理品質。

經過幾個月磨合,我總算在新單位中建立起相當的形象,還算是有進入情況吧!◇

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