「進度不明」為何發生？2招改善工作報告流程

「進度不明」會讓領導者或是上司感到不安。在某製造業裡，曾經針對管理階層做過一項問卷，其中有個題目是「最會讓你感受到壓力的事情」，前幾名裡就有「部下沒有主動報告進度」這一點。

為什麼會發生進度不明這樣的狀況呢？難道是因為部下不認真嗎？

當然不是，有些部下也很拚命的工作。但是，進度不明的情形還是發生了。其實關於這點，也存在著各式各樣的原因。

一、缺乏報告、聯絡、討論的過程

「報告」、「聯絡」、「討論」是職場溝通中的基本，也是了解對方工作進度的一種手段。如果可以確實做到「報告」、「聯絡」、「討論」的話，就能夠好好掌握對方目前的工作進度。雖然聽起來好像很容易辦到，可是實際實行起來，卻沒有那麼簡單。為什麼會發生沒有進行進度報告的狀況呢？

「等著對方過來報告。」
「原本想說，等到對方來問再說就好了。」
「說到底，這個根本沒有必要報告吧？」

在報告進度不順暢的職場中，我們常常可以聽到這些話。

「因為對方看起來很忙的關係，所以就遲疑，沒有馬上進行報告、聯絡、討論。」

雖然這聽起來很像是藉口，但是會抱怨「因為上司很忙，所以根本沒有機會報告」的人，其實不在少數。

不少經營者或是管理階層的人也會感嘆道：「我們家的員工，報告、聯絡、討論的技巧真的很差。」但這個部分，並不算是技巧上的問題，而是認知問題，更直接的說，其實就是組織結構上的問題。

於是，在沒有報告進度的狀況下一意孤行，你認為只要靠自己的力量，就可以辦到。但後果會變得如何呢？當某天突然有突發狀況，就會變成無法挽回的遺憾……

沒錯，鐵定要延後了！這就是令人感到無奈的「工作常有的狀況」。

二、沒有人在追蹤進度

在沒有自主報告、聯絡、討論的職場，只要有專人負責追蹤進度，還是可以確認目前的工作情況，但是……

所有人都專注於眼前的工作，光是應付自己的工作就已經吃不消了，才沒有多餘時間去關心其他人的工作進度；而且就算有些人有空，也會裝忙，即使在同一個團隊中，也不一定會理會其他同事。

說到底，還是因為太依賴對方

在這些工作進度不明的原因中，我們可以窺探到很多企業組織結構中，算是優點，但同樣也是缺點的文化。那就是太「依賴對方」了。

讓我們重新檢視上面第一點中常在職場出現的那些話吧！不管是哪一句，都將主導權交給了對方。無論是上司還是部屬，都在等著對方開口，在對方開口之前則絕口不提。因為覺得對方很忙，如此「感同身受」和「信賴」，造成了前述依賴對方的現象，也造成工作進度不明的狀態。

不過，依賴對方可不是造成進度不明的唯一原因。進度就是進度，可不能把「信賴」和「敷衍了事」混為一談！

「報告、聯絡、討論什麼的，不做也沒關係啦！」
「講求進度管理什麼的，不就代表不信任這個團隊嗎？」

就算是最頂尖的企業經營者也一樣，常常會有人一臉得意這樣說著。但是，最好不要以為每次工作，都能像那些少見的案例一樣，有美好的結果。

治療「進度不明」的2個處方箋

在互相依賴對方的情形下，如果只是單方面在一旁看著，是沒有辦法共享進度的。因此必須組織成一個，能夠強制進行進度報告的團隊，只剩這個辦法了。

主要具體的做法有以下兩點：

1.訂定溝通計畫

在訂定計畫（第1站）的時候，就要順便將溝通計畫設計進去。在一開始就決定好報告、聯絡、討論的時間點。

‧ 定期的進度報告，要在什麼時候進行呢？（例如：每個星期三的下午1~2點）
‧ 發生問題時的報告方法以及報告成員？
‧ 計畫發生變更時，要向誰、以及要用什麼方式討論呢？協議變更的流程是什麼？

只要把這些規矩定下來，就能夠更順利的共享進度。
都做到這種程度了還是忘記？還是很難向忙碌的上司報告？

對於有這些困擾的人，我會推薦以下這第2個方法。

2.設置一個負責追蹤進度的職位

追蹤、確認進度的工作，就交由一個人來專門負責。這樣的話，就可以更有效的防堵進度共享的漏洞。實際上，像是開發資訊系統這種大型的企劃案，都會設置PMO（Project Management Office）這種專門的團隊，由他們來負責進度以及問題的管理。第一線的人通常都會被眼前的工作和各種問題追著跑，因此交由第三者來追蹤、管理，是相當合理的一個做法。

不單單依靠當事者的自主性，請試著由同一個團隊裡的其他人，來負責作進度管理的工作吧！

「小川小姐，可以告訴我『所澤工廠舊址檢討再利用案件』目前的進度嗎？」
「高坂部長，我剛剛從小川小姐那邊確認了目前的進度，可以給我一點時間報告嗎？」

當事者（例如上司與部屬）比較難直接要求對方，因此要利用第三者的力量。像這樣有人負責在後面鞭策的話，工作進度不明的狀況，也會瞬間跟著變化。

另外再舉一個最簡單的例子：在每星期都會定期舉辦的會議中，營造出可以報告進度的舞臺，也是不錯的方法。請在會議時程裡加入「進度報告：15分鐘」這個流程。單單只是這樣做，就能讓進度報告在每次的會議中進行，如同定期會議一樣，融入日常的慣例之中。或許不是人人都擅長自動自發，但是對於要完成事先已經決定好的工作，卻可以稱作是世界第一。所以，請直接把該做的事情，先決定好吧！

會延後報告，正是因為我們是人啊！
會忘記報告，正是因為我們是人啊！

就讓我們想出一個就算當事人忘掉了，也沒關係的方法吧！

——摘編自《每天準時下班的超強工作術》（財經傳訊提供）◇