超高效率工作：兩成短跑+番茄工作法

泰戈爾：「過分忙於做好的人，反倒無時間做好。」在職場上，我們兢兢業業希望達到最佳成績，但是求好心切反倒效率不高、事與願違。人生，需要休息才走得遠；工作，需要暫停才做得好。

本文在說明如何在同質性的作業中，提高自己的工作效率，避免出現雙手停頓、腦袋卡關的現象；內文亦有具體的工作方法建議，不同於理論型的探討。

工作不卡關的訣竅

1. 帕累托法則——反覆進行「兩成短跑」

一直持續相同作業後，雙手的動作及腦袋的運轉將陷入停頓，這種「卡住」的經驗，想必大家都曾經有過吧！

想得越多越深入，越是往遣詞用字或細微表現等細枝末節鑽牛角尖，結果耗費許多時間，效率一落千丈。然而，時間相當有限，因此必須盡早擺脫卡關狀態，讓自己保有超高的工作效率。

生產力超高的外商顧問都是如何切換自己的狀態呢？

在此推薦一種方法，就是活用「以兩成付出，創造八成價值」的帕累托法則（Pareto principle）。只要仔細觀察，將發現兩成時間創造八成價值的情形，其實相當之多。

舉例來說，花1小時製作資料時，一開始用幾分鐘寫出的草稿，即可創造八成的資料價值。此外，觀察作業效率本身，多半也是以最初兩成時間的作業效率最佳。

在辦公室飲用咖啡，享受短暫的休息時間，能夠提升工作效率。（Fotolia）

基於此故，只要切換處理中的題材，便能運用俗稱「活腦」的人類特質，壓縮效率偏低的八成時間，同時增加效率超高的兩成時間。換句話說，就是反覆進行以兩成時間為段落，改做其他作業的「兩成短跑」。

打個比方來說，各需1小時的三項作業，可調整為「兩成短跑」的方法如下：

調整前：A（1小時）→B（1小時）→C（1小時）

調整後：A-1（15分）→B-1（15分）→C-1（15分）→A-2（15分）……

調整的重點，就是以15分鐘為單位，將作業分割成數個段落，而每個作業段落之間，皆穿插2、3分鐘的短暫休息。

2. 確保專注力的「番茄工作法」

另外還有一種方法，就是每25分鐘暫停一下，藉此確保專注力的「番茄工作法」（pomodoro technique）。

「pomodoro」為「番茄」的義大利文，由於提倡者法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）很愛使用番茄造型的廚房計時器，於是以番茄命名。這個「番茄工作法」的應用版正是「兩成短跑」。

這種方法的好處，就是可以訂出綜觀整體作業的時間點。

吃過午餐，返回工作崗位，然後綜觀整體作業的瞬間，突然察覺：「啊！這麼做就行了。」像這樣從「腦袋打結」的狀態中豁然開朗的經驗，想必大家都曾經有過吧！

強制、刻意營造這種狀況，壓縮「腦袋打結」的時間，正是「兩成短跑」的關鍵重點。

就算執行中的作業只有一項，也要每隔15分鐘休息2、3分鐘，如此一來，將能獲得相當類似的效果。

就我個人的經驗而言，只要活用這個方法，原本總共得花3小時的工作，大約能壓縮於2.5小時之內完成。

切勿過度執著於「單工作業」！

如上所述，各位不妨活用「兩成短跑」，讓作業效率維持巔峰狀態。據說人類並不拿手多工作業，不過，要是因此執著於單工作業，結果導致「腦袋打結」的時間增加，根本是本末倒置。

就請累積創造八成價值的兩成時間，進而提高工作的品質和效率。

【作者簡介】知名「NAE的工作效率化筆記」部落客，亦為外商顧問公司主管。先後於早稻田大學、東京大學研究所學習資訊工程，具有不限業種且不分日本國內外的上億日圓規模專案經驗。人生座右銘為「清楚、正確、樸拙」，擅長務實的顧問工作，但同時也是個口頭禪為「這樣做比較快吧？」的效率狂。

——摘編自《頂尖外商顧問的超效問題解決術》，（商周出版提供）◇