「1結論3理由」精準完成任務 避免白作工

「賣力工作，卻老是被上司要求重做。」「按照主管指示，卻得不到業績成效。」「多次事前討論，計畫仍舊沒有共識。」在職場上，如果你遭遇上述的困境，不用擔心，那有可能是遺漏了一個重要概念――精準。

以下將說明如何把握正確的工作方向，實踐過程如何有效溝通以提高共識，快速完成工作項目。

1. 輕鬆避免「全部重做」

明明是做得相當仔細的資料，交給主管審閱後，卻被要求全部重做。即便是編排或設計出色的資料，一旦內容需要修正，為了追求美觀而耗費的時間，多半變成白費力氣。

向來被人要求於有限的時間內，提出高品質成果的外商顧問，往往在著力於編排和細節之前，便先擬定資料的綱要，並且送審，藉此避免「回頭修正（重做）風險」。具體而言，究竟該怎麼做才好呢？

為了避免回頭修正的風險，提早讓對方審閱極為重要。具體來說，就是以「結論＋3個理由」的格式，逐條列出資料的綱要後，隨即請對方過目審閱。

之所以要列出「3個」理由，是因為這樣的比例最恰到好處。基於人類的心理，如果只列2個理由，總覺得邏輯和根據過少，而4個理由又嫌太多。換句話說，相關人員恐怕會懷疑另有從其他切入點進行整理的方法。

只要在逐條列出之時確認方向性無誤，就能避免「全部重做」的窘況。假設此時被指謫方向性有所偏差，便能在耗費時間投入製作之前修正軌道。其實，這時主管提出的指謫，應該可說更令人樂意接受。

一旦確認資料的綱要並無偏誤，便能陸續添加內容。這道程序，正是預防「全部重做」的關鍵。

此外，如果是簡報資料，則可以「整體的結論和3項根據」、「某張投影片的結論和3項根據」等類似格式，將「結論＋3個條列式理由」應用於任何部分。如此一來，便能做出邏輯架構十分清晰明確，讓人一目瞭然的資料。

◎ 條列式送審資料的製作方式……以泉先生為例

接下來就以「結論＋3個條列式理由」，試著整理泉先生所做的投影片。

　（商周提供）

● 結論：「YON-YON」服務值得KSJ公司認真考慮導入。

● 理由1：與主力事業高級服飾業類似的商業模式，有不少成功案例。

● 事實1-1：屬於競爭對手的其他高級服飾品牌已經導入。

● 事實1-2：主要經營高級品的零售業，有不少成功案例。

● 事實1-3：主打奢華路線的旅店業，有不少成功案例。

● 理由2：以更新老舊系統為目的而導入的企業，有不少成功案例。（事實省略）

● 理由3：與KSJ公司規模雷同的企業，有不少成功案例。（事實省略）

從上述寫法當中，想必不難看出事實匯集為理由，理由匯集為結論的綱要。各位不妨把「結論和理由」寫於摘要投影片中，而「理由和事實」則寫在內文投影片中。

2. 落實先確立綱要，再添加內容的步驟

如上所述，以「結論＋3個理由」確立資料的綱要後，不妨此時便向主管或相關人員確認方向性是否有所偏差。只要先澈底確立綱要，再添加內容，資料的品質和製作速度定能雙雙提升。

條列式寫法為資訊整理的基本祕訣，也是終極武器。為了能巧妙活用這項武器，各位平常製作資料之時，請試著把「結論＋3個理由」牢記在心。◇